EFS

drukujFAQ - Najczęściej zadawane pytania PWP

Czy firma "matka" z Londynu może zawrzeć umowę/porozumienie z firmą "córką" zarejestrowaną w Polsce i realizować wspólny projekt współpracy ponadnarodowej?

Realizacja projektów współpracy ponadnarodowej umożliwia wykorzystanie międzynarodowych doświadczeń i wiedzy zagranicznych partnerów, przetestowanie i udoskonalenie istniejących w ich krajach materiałów i metod, a także wspólne opracowanie nowych produktów. Współpraca ponadnarodowa umożliwia projektodawcom porównanie ich podejścia w zakresie typów realizowanych operacji (projektów) określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL z podejściem stosowanym w innych krajach członkowskich, a także pozwala projektodawcom, którzy zamierzają podjąć pracę lub pracują nad rozwiązaniem takich samych lub podobnych problemów, na znalezienie lepszego, bardziej nowatorskiego rozwiązania sytuacji problemowej niż gdyby realizowali projekt jedynie o zasięgu krajowym. Powyższe korzyści stanowią wartość dodaną wynikającą z realizacji projektów we współpracy ponadnarodowej będącą zarazem podstawową przesłanką do nawiązywania takiej współpracy.

Partnerstwo ponadnarodowe tworzy dwóch partnerów w tym jeden z Polski. Podpisanie porozumienia pomiędzy firmą "matką" mającą siedzibę w Londynie a firmą "córką" z siedzibą w Polsce nie stanowi partnerstwa ponadnarodowego. Wymiana doświadczeń pomiędzy firmą „matką” w Londynie i firmą „córką” w Polsce odbywa się w sposób ciągły i stanowi istotę tworzenia nowych podmiotów poza krajem pochodzenia firmy „matki”. Nie istnieją zatem przesłanki do dodatkowego finansowania tej wymiany doświadczeń w ramach PO KL.

Firma "córka", jeśli nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych), może być natomiast projektodawcą projektu współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL i pozyskać do partnerstwa instytucję/organizację z zagranicy (partnera ponadnarodowego). Firma „córka” wystąpi wtedy w roli projektodawcy PO KL składającego wniosek o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej. Pozyskana do współpracy ponadnarodowej instytucja/organizacja zagraniczna podpisze list intencyjny z firmą „córką”, a po akceptacji projektu do realizacji umowę o współpracy ponadnarodowej.

Projektodawcą może zostać również instytucja/organizacja z Polski i zaprosić do współpracy firmę „matkę” z Londynu wpisując ją jako partnera ponadnarodowego do wniosku o dofinansowanie projektu i załączając list intencyjny podpisany przez firmę z Londynu. Po akceptacji projektu do realizacji zostanie także podpisana umowa o współpracy ponadnarodowej.

 

Czy inna firma z Polski może zawrzeć umowę bezpośrednio z firmą „matką” w Londynie, a firma „córka” w Polsce będzie rozliczać wszelkie koszty, tak aby nie dochodziło do przepływów finansowych?

Co do zasady koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie zasady wzajemności polegającej na tym, że partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy ponadnarodowej. Dlatego też koszty współpracy są dzielone pomiędzy strony umowy partnerskiej zgodnie z założeniem, że każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie. Jeżeli poszczególne wydatki wiążą się z realizacją zadania przypisanego do konkretnego partnera, on je finansuje. Zasada wzajemności w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy ponadnarodowej.

Powyższa zasada, dotyczące ponoszenia kosztów związanych z nawiązaniem współpracy ponadnarodowej przez każdego partnera z własnych źródeł powodują, iż z punktu widzenia projektu PO KL nie ma znaczenia, kto będzie rozliczał koszty po stronie partnera ponadnarodowego, gdyż nie będą one finansowane w ramach polskiego Programu. Zasada ta oznacza również, że nie będzie dochodziło do przepływów finansowych między partnerami bez względu na ich siedzibę.

Ponadto, firma „matka” i „córka” to odrębnie zarejestrowane podmioty, co wykluczałoby możliwość ewentualnego przekazania zadań dotyczących rozliczenia kosztów przez firmę „córkę” w przypadku podpisania umowy przez firmę „matkę”.

 

Czy w ramach rozliczeń finansowych projektu współpracy ponadnarodowej możliwe jest refakturowanie?

Proszę zwrócić uwagę, że każdorazowe dokonanie płatności generuje określone koszty bankowe. Jeśli to partner zagraniczny będzie płacił za faktury poniesie on koszty przelewu bankowego i nawet, jeśli będą one minimalne to mogą zostać przeniesione na projektodawcę/beneficjenta PO KL za pomocą refaktury wystawionej przez partnera zagranicznego zwiększając tym samym koszty ponoszone przez projektodawcę /beneficjenta PO KL. Ponadto należałoby się zastanowić nad koniecznością dołączenia do refaktury kopii faktury (opisanej i poświadczonej za zgodność z oryginałem), na podstawie której partner zagraniczny dokonał płatności. Dodatkowo w całej operacji należy jeszcze uwzględnić kwestie podatku VAT. W zależności od tego czy instytucja, którą reprezentuje partner zagraniczny jest czy nie jest płatnikiem podatku VAT będzie on lub nie będzie naliczony na refakturze. Znacznie prostszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury bezpośrednio na projektodawcę/beneficjenta PO KL.

Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi, należy mieć na uwadze, że koszty współpracy ponadnarodowej co do zasady powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów ponadnarodowych proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. W przypadku projektów współpracy ponadnarodowej dotyczących wspólnej realizacji przedsięwzięć (gdzie korzyści są obustronne) zaleca się stosowanie zasady wzajemności, zgodnie z którą partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy ponadnarodowej. Szczegóły dotyczące sposobu  rozliczania kosztów współpracy ponadnarodowej IP każdorazowo umieszcza w Dokumentacji Konkursowej.

 

Czy możliwa jest forma współpracy ponadnarodowej pomiędzy podmiotami skupionymi w ramach jednej sieci ponadnarodowej, np. EUNOP?

Tak, zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, możliwa jest współpraca pomiędzy podmiotami działającymi w partnerstwie nawiązującymi współpracę ponadnarodową z instytucjami działającymi w partnerstwie lub sieci organizacji/instytucji zagranicznych.

 

Do wniosku o dofinansowanie projektu ponadnarodowego musi zostać dołączony list intencyjny. W jakim języku powinien zostać sporządzony?

Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL: "list intencyjny składany jest w języku angielskim, francuskim, niemieckim lub polskim. Wersja podpisana w jednym z ww. języków ma charakter obowiązujący. Wraz z tym dokumentem projektodawca/beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski (w przypadku podpisania listu intencyjnego w języku obcym)".

 

Czy partnerzy zagraniczni muszą podpisać się pod wnioskiem wypełnionym w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych?

Nie, zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL, pod wnioskiem podpisuje się projektodawca oraz partnerzy krajowi (jeśli występują).

 

W każdym państwie funkcjonują różne programy, w ramach których można składać wnioski w różnych działaniach i na różne typy operacji w odpowiedzi na konkursy ogłaszane w różnych terminach. Czy oznacza to, iż każdy partner powinien składać wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana jego zadaniom?

Równoległe wnioskowanie o środki na realizację projektu przez wszystkich partnerów w ich krajach pochodzenia nie jest obowiązkowe. Jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte przez partnerów, każdy partner aplikuje o dofinansowanie stosując zasady obowiązujące w jego kraju. Projektodawca PO KL uwzględnia we wniosku o dofinansowanie wyłącznie koszty, które będzie finansował. Zasadniczo będą to koszty jego zadań, lecz może również finansować koszty zadań, za których realizację odpowiada inny partner - wówczas we wniosku o dofinansowanie projektodawca musi uzasadnić takie rozwiązanie

 

Jak poszczególni partnerzy powinni opisywać projekt, gdy w każdym kraju i programie formularz jest inny?

Partnerzy postępują zgodnie z wymaganiami stawianymi w ich krajach pochodzenia. Natomiast projektodawca PO KL - zgodnie z Podręcznikiem przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL.

 

Jak postępować w przypadku, gdy np. 3 partnerów uzyska dofinansowanie dla swoich zadań, a czwarty nie uzyska dofinansowania?

Ryzyko takie powinno być wzięte pod uwagę na etapie przygotowywania projektu. Wskazane byłoby przygotowanie rozwiązań alternatywnych. W ostateczności w takiej sytuacji może wystąpić konieczność ograniczenia zakresu współpracy ponadnarodowej lub znalezienia innego źródła finansowania działań (np. nowej i sytuacji partnerskiej).

 

Kto może być liderem partnerstwa ponadnarodowego – czy każdy z partnerów zagranicznych?

Informacje na ten temat zawarte są w Instrukcji wypełniania wzoru minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, pkt. 4 Zagadnienia organizacyjne.

 

Kiedy należy załączyć list intencyjny do partnera zagranicznego?

List intencyjny sporządzony na obowiązującym wzorze (stanowiącym załącznik do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL) oraz podpisany przez partnera zagranicznego, należy załączyć na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu.

 

Czy projektodawcą PO KL może być jedynie podmiot zarejestrowany na terytorium Polski?

Informacje zawarte w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL dotyczącego polskiego projektodawcy nie oznaczają  podmiotu zarejestrowanego na terytorium Polski, a jedynie projektodawcę składającego wniosek w ramach polskiego programu PO KL. W ramach programu dopuszczamy bowiem możliwość składania wniosków przez podmioty zagraniczne i to nie ulega zmianie w przypadku projektów współpracy ponadnarodowej (zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL beneficjentami mogą być wszystkie podmioty dopuszczone do ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO KL).

 

Czy liderem partnerstwa ponadnarodowego może być partner zagraniczny jeśli cały projekt jest finansowany ze środków projektodawcy PO KL?

Zgodnie z zapisami instrukcji do umowy o współpracy ponadnarodowej: "w przypadku gdy projekt zakłada adaptację na grunt polski rozwiązań funkcjonujących w innych krajach lub w przypadku gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej odnosić ma głównie strona polska - zaleca się ustalenie projektodawcy PO KL jako lidera. W przypadku gdy projekt dotyczy wspólnego wypracowywania produktów i rezultatów lub gdy korzyści ze współpracy ponadnarodowej rozkładają się w miarę jednakowo dla wszystkich partnerów – wskazane jest ustalenie systemu rotacji lidera."

 

Czy w ramach projektu współpracy ponadnarodowej można ująć koszt przeprowadzenia audytu zewnętrznego i czy taki koszt jest kwalifikowalny? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL koszty przeprowadzenia zewnętrznego nie są kwalifikowalne, chyba, że audyt jest wymagany przez IP lub IW (IP2) i został uwzględniony w zatwierdzonym budżecie projektu. Sytuacja ta dotyczy projektów standardowych, czy analogicznie należy rozumieć powyższy zapis w odniesieniu do projektów ponadnarodowych?

Do realizacji projektów współpracy ponadnarodowej mają zastosowanie zasady kwalifikowalności takie jak dla projektów standardowych, zatem cytowany zapis Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL będzie miał zastosowanie również do tego typu projektów.

 

Czym jest sieć tematyczna?

Sieć tematyczna to forum dialogu i komunikacji pomiędzy Beneficjentami realizującymi projekty w poszczególnych obszarach a ekspertami i praktykami zajmującymi się tymi dziedzinami. Za wspieranie i monitorowanie prac sieci tematycznych odpowiedzialna jest Krajowa Instytucja Wspomagająca.

Sieci tematyczne w ramach PO KL działają na poziomie krajowym i regionalnym. Sieci tematyczne na poziomie krajowym odpowiadają podstawowym obszarom wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego: zatrudnienie i integracja społeczna, adaptacyjność, edukacja i szkolnictwo wyższe, dobre rządzenie.

Do zadań sieci tematycznych należy:

a) wydanie opinii na temat strategii wdrażania projektu innowacyjnego;

b)wsparcie merytoryczne dla Beneficjentów wdrażających projekty innowacyjne ze strony ekspertów, praktyków oraz projektodawców (realizujących wcześniejsze projekty współfinansowane z EFS lub innych źródeł), pozwalające na skonfrontowanie założeń projektów, niwelowanie pojawiających się problemów oraz uwzględnienie w testowanych rozwiązaniach rzeczywistych potrzeb głównego nurtu polityki, a tym samym na praktyczne wykorzystanie rezultatów projektów innowacyjnych;

c) wsparcie dla współpracy pomiędzy środowiskiem naukowym a Beneficjentami realizującymi projekty innowacyjne w dziedzinie innowacji społecznych powiązanych z celami PO KL;

d) wypracowanie efektywnych form dialogu między Beneficjentami projektów  innowacyjnych a decydentami politycznymi (osobami odpowiedzialnymi za określanie kierunków głównego nurtu polityki);

e) analiza testowanych rozwiązań oraz rezultatów osiągniętych przez projekty innowacyjne, w tym walidacja rezultatów wypracowanych w ramach projektów innowacyjnych.

 

Czy w przypadku odrzucenia strategii wdrażania projektu innowacyjnego koszty poniesione do tego momentu w ramach projektu zostaną uznane za kwalifikowalne?

 W przypadku odrzucenia przez IOK strategii wdrażania projektu innowacyjnego rozwiązaniu ulega umowa o dofinansowanie. Koszty poniesione do tego momentu przez Beneficjenta mogą zostać uznane za kwalifikowalne jeżeli były zgodne z zasadami kwalifikowania wydatków.

W przypadku projektów innowacyjnych ryzyko związane z poszukiwaniem nowych, skutecznych metod rozwiązywania problemów stanowi nieodzowny element ich realizacji. W związku z tym w trakcie planowania i realizacji projektów innowacyjnych należy uwzględnić sposoby jego minimalizowania. Dopuszcza się przypadki, w których, mimo realizacji projektu zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu oraz zasadami realizacji projektów innowacyjnych, opracowana strategia okaże się nieskuteczna. Należy jednakże podkreślić, iż beneficjent musi dołożyć wszelkich starań, by osiągnąć zakładane cele, a niepowodzenia nie mogą wynikać z nieprawidłowego opracowania i zarządzania projektem.

 

Czy dopuszczalna jest sytuacja w której partner ponadnarodowy nie ponosi żadnych kosztów? Np. jego udział w projekcie ograniczony jest do przekazania stronie polskiej swoich doświadczeń w danym obszarze, zaś strona polska ponosi koszty zarówno niezbędnego wyjazdu studyjnego, jak i podróży oraz zakwaterowania ekspertów z zagranicy.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki elementy dotyczące wyłącznie organizacji części zadań w projekcie poza granicami Polski (np. szkoleń, wizyt studyjnych) czy zaangażowania eksperta spoza kraju nie stanowią o istocie projektu współpracy ponadnarodowej. Zadania te nie wymagają nawiązania współpracy ponadnarodowej. Partnerstwo ponadnarodowe musi działać na zasadzie obupólnej korzyści, a udział w ponoszeniu kosztów powinien dotyczyć każdego z partnerów.