EFS

drukujRozliczanie wkładu własnego

Rozliczanie wkładu własnego w postaci wynagrodzeń

Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL, co do zasady Beneficjent nie ma obowiązku załączania do wniosku o płatność kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie Beneficjenta i udostępnione w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP.

Rozliczanie wkładu własnego w postaci wynagrodzeń wypłacanych uczestnikom projektu.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu są kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami dotyczącymi rachunkowości. Jednocześnie wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, w którym występuje powyższy wkład, rozlicza go w ramach projektu na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające, przy czym oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich .

W związku z powyższym, Beneficjent, który jest zarazem podmiotem udzielającym pomocy publicznej (tzw. operator) powinien na mocy umów z przedsiębiorcami weryfikować prawdziwość przedstawianych przez nich oświadczeń, a także zastrzec w umowie możliwość kontroli dokumentów potwierdzających informacje zawarte w ww. oświadczeniach  w trakcie kontroli projektu. Ze względu na fakt, iż wkład prywatny w postaci wynagrodzeń wykazany jest jako jedna z pozycji budżetu szczegółowego, musi on zostać rozliczony we wniosku o płatność na podstawie dokumentu, który wykazany zostanie w załączniku nr 1 do wniosku o płatność (np. Oświadczenie o wkładzie prywatnym). W projektach szkoleniowych, w celu zachowania przejrzystości rozliczeń dotyczących wkładu prywatnego oświadczenia o wysokości wkładu powinny być sporządzane odrębnie dla każdego przedsiębiorcy oraz dla każdego szkolenia osobno. Natomiast we wniosku o płatność, Beneficjent umieszcza wyliczony wkład własny, w jednej pozycji (wierszu). Nie należy rozbijać wkładu własnego na poszczególnych uczestników projektu. Udokumentowany wkład własny w postaci wynagrodzeń musi być zgodny z wysokością wkładu w postaci wynagrodzeń założoną we wniosku o dofinansowanie projektu.

W przypadku gdy pomoc na szkolenia adresowana jest do przedsiębiorców (tj. właścicieli lub współwłaścicieli przedsiębiorstwa pełniących funkcje kierownicze) oraz do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wkład prywatny może być wniesiony w wynagrodzeniach jedynie wówczas, gdy istnieje możliwość rzetelnego udokumentowania prawidłowej kwoty wkładu, w sposób nie budzący wątpliwości co do prawidłowości wyliczenia. W związku z ewentualnymi trudnościami związanymi z wyliczeniem wkładu prywatnego, w tym przypadku możliwe jest udzielenie pomocy de minimis na szkolenia.

Rozliczanie wkładu własnego w postaci gotówki

Wkład gotówkowy wnoszony jest do projektu poprzez przelanie środków na odpowiedni rachunek bankowy. Beneficjent nie ma obowiązku prowadzenia odrębnego rachunku bankowego, na który będzie wpłacany, i z którego będzie wydatkowany wkład prywatny wnoszony przez beneficjentów pomocy. Wówczas wkład prywatny powinien być wpłacany na rachunek przeznaczony dla środków dotacji. Beneficjent może też zdecydować o założeniu wyodrębnionego rachunku, który pozwoli na zapewnienie lepszej przejrzystości w wydatkowaniu środków z wkładu prywatnego.

Wkład prywatny wnoszony jest w dowolnym momencie realizacji projektu - do decyzji Beneficjenta należy moment wniesienia wkładu - poprawne jest zarówno wniesienie wkładu na początku, jak i na końcu realizacji projektu. Należy jednak pamiętać, iż odpowiednia kwota wkładu powinna zostać wniesiona oraz wydatkowana na cele związane z realizacją projektu, a następnie przedstawiona do rozliczenia we wniosku o płatność. Wkład w formie gotówki może zostać wykorzystany jako środek do zapewnienia płynności finansowej w projekcie - tj. wydatkowany w okresach, gdy Beneficjent (np. ze względu na brak akceptacji wniosku o płatność ze strony IP bądź późniejsze przekazanie środków w nowym roku kalendarzowym) nie posiada na koncie dotacji środków pozwalających na realizację wszelkich płatności z dotacji.

W przypadku, gdy Beneficjent jest podmiotem udzielającym pomocy publicznej wysokość oraz terminy wpłat wkładu prywatnego powinny wynikać z umowy szkoleniowej zawartej pomiędzy organizatorem szkolenia, a przedsiębiorcą. Rozliczenie wkładu prywatnego w postaci gotówki odbywa się poprzez zapłatę za konkretne dokumenty księgowe (rachunki, faktury, listy płac, itp.) związane z realizacją projektu i wskazanie źródła finansowania tego wydatku z wkładu prywatnego. Nie ma konieczności zapłaty za każdy wydatek (każdą fakturę, rachunek, itp.) z dotacji i z wkładu w odpowiedniej proporcji. Można dokonać zapłaty za jeden dokument w całości z wkładu prywatnego, za inny w całości z dotacji. Po zakończeniu realizacji projektu kwota dofinansowania nie wykorzystana w wyniku wystąpienia oszczędności w projekcie jest zwraca na rachunek IP najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność końcową. W przypadku zaistnienia nadwyżki (nie wykorzystania) środków pochodzących z wkładu prywatnego, wydatki wskazane przez Beneficjenta jako finansowane ze środków dofinansowania, równe kwocie niewydatkowanego wkładu prywatnego mogą zostać uznane za poniesione z wkładu, zaś pozostała kwota dofinansowania (po przekwalifikowaniu) będzie zwracana przez beneficjenta bez konieczności naliczania odsetek na odpowiednie rachunki bankowe (proporcjonalnie do środków przyznanych beneficjentowi z budżetu środków europejskich i budżetu krajowego).