EFS

19-05-2009

a) obszar promocji i informacji
"Najczęściej popełniane uchybienia: Beneficjenci podczas realizacji projektu PO KL nie dopełniają należytej staranności przy stosowaniu Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitałl Ludzki. Błędy dotyczą: braku oznakowania lub nieprawidłowego oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt oraz sprzętu zakupionego w ramach realizowanego projektu, stosowania nieprawidłowego zestawienia logotypów na materiałach promocyjnych np. naklejkach, plakatach, ulotkach, braku informacji o współfinansowaniu stanowiska pracy z UE w ramach EFS.
Takie postępowanie Beneficjenta może skutkować ponoszeniem wydatków z własnych środków w celu dostosowania promocji realizowanego projektu do przedmiotowych Wytycznych.
Prawidłowe postępowanie:

• w informacje o współfinansowaniu nie powinno wkomponowywać się innych logotypów, w szczególności logotypów instytucji realizującej projekt, partnerstwa;
• w zestawieniu z innymi znakami, znak programu operacyjnego znajduje się zawsze z lewej strony, znak UE z prawej strony, w przestrzeni między tymi znakami umieszcza się dowolne logo instytucji/firmy biorącej udział w programie;
• każde pomieszczenie, w któiym realizowany jest projekt, powinno zostać oznaczone poprzez wywieszenie plakatu, tablicy, naklejki zawierającej dwa podstawowe logotypy: logo PO KL oraz UE z dwoma podpisami oraz informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; informacja taka powinna się znaleźć w szczególności w siedzibie Beneficjenta, biurze projektu, salach szkoleniowych i innych salach, w których realizowane jest wsparcie skierowane bezpośrednio do osób;
• sprzęt oraz wyposażenie (komputery, drukarki, aparaty fotograficzne itp.), zakupiony/amortyzowany/wynajęty/leasingowany na potrzeby projektu musi być wyraźnie oznakowany np. za pomocą naklejek w widocznym miejscu;
• -    informacja o współfinansowaniu stanowiska pracy w ramach POKL, powinna zostać zawarta w opisie stanowiska oraz/lub w zakresie obowiązków pracownika; w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło/zlecenie), informacja o współfinansowaniu powinna się znaleźć w treści umowy;
• -    wszystkie publikacje powinny zawierać wskazanie na współfinansowanie publikacji przez EFS - co najmniej na stronie redakcyjnej.
  Niezależnie od powyższych wymogów, należy mieć na uwadze, iż oznaczeniu o współfinansowaniu podlegają wszystkie inne dokumenty dotyczące realizacji projektu.

b) obszar rozliczeń finansowych
Najczęściej popełniane uchybienia: opisy dokumentów księgowych zawierają nieczytelne podpisy (bądź ich brak) osób dokonujących weryfikacji dokumentacji finansowej, daty dekretacji na opisach są późniejsze niż daty zapłaty, przekreślenia bez dat i parafek, niezgodność numeru ewidencyjnego dokumentu z numerem przytoczonym w opisie operacji gospodarczej.

Błędy w dokumentacji finansowej mogą wydłużyć procedurę zatwierdzenia wniosku o płatność.

Prawidłowe postępowanie: dokumenty finansowe - faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo - księgowe nie muszą być oznaczone poprzez umieszczenie logotypów. Sposób opisu faktury/rachunku został przedstawiony w dokumencie Zasady finansowania PO KL. Należy ponadto dostosować opis dokumentów księgowych do wymogów art. 21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.).

c) zasada konkurencyjności
Najczęściej popełniane uchybienia: Beneficjent, który nie jest zobowiązany do przestrzegania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r.. Nr 223. poz. 1655 ze zm.). nie stosował w pełni zasady konkurencyjności, do której był zobowiązany; najczęstsze błędy dotyczyły nieprecyzyjnego sformułowania zapytania ofertowego, braku zapytań ofertowych lub ich niekompletności w dokumentacji Beneficjenta, braku protokołów, braku ogłoszeń w siedzibie Beneficjenta bądź na jego stronie internetowej.

Takie działanie Beneficjenta może w konsekwencji powodować powstanie wydatku niekwalifikowalnego.
Prawidłowe postępowanie: Beneficjent, który zgodnie z umową o dofinansowanie, nie jest zobowiązańy do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, lecz do przestrzegania zasady konkurencyjności:

• powinien wysłać zapytania ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców) oraz zamieścić je na swojej stronie internetowej jak również w siedzibie: zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria ocen\ oraz termin składania ofert:
• wybór oferty powinien być udokumentowany protokołem, do którego załącza się zebrane oferty; obowiązuje zasada pisemności;
• powyższych zasad nie stosuje się w odniesieniu do osób i usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie:

W przypadku gdy beneficjent nie jest również zobowiązany do stosowania zasady konkurencyjności, zakup usług i dostaw weryfikowany jest podczas kontroli pod kątem racjonalności wydatków.

d) stosowanie ustawy prawo zamówień publicznych
Najczęściej popełniane uchybienia: przedstawienie do celów kontroli niepełnej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, niezgodność treści zawartej urnowy ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (lub Istotnymi Warunkami Zamówienia), nieprawidłowe dokonanie ustalenia wartości zamówienia, np. w oparciu o kwotę brutto (z uwzględnieniem podatku VAT). niedokonanie niezwłocznego zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, brak opatrzenia dokumentów niezbędnymi podpisami i pieczątkami osób upoważnionych, nieprawidłowe udokumentowanie w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego daty ustalenia szacunkowej wartości zamówienia publicznego.

Instytucja Pośrednicząca PO KL przypomina, że w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Beneficjentów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych może dokonać korekt finansowych zgodnie z dokumentem „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE", co wynika bezpośrednio z treści umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Prawidłowe postępowanie: zawarcie umowy zgodnej w treści z SIWZ w związku z art. 36 ust. 1. ustalenie szacunkowej wartości zamówienia zgodnie z art. 32 oraz art. 34 ustawy, zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia niezwłocznie po zawarciu umowy zgodnie z art. 95, prawidłowe wypełnienie dokumentacji postępowania, w szczególności opatrzenie dokumentów niezbędnymi podpisami i pieczątkami osób upoważnionych, przedstawienie kompletnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 96.

e) formy zatrudnienia
Najczęściej popełniane uchybienia: zakres czynności osób zatrudnionych w danej jednostce/przedsiębiorcy na umowę o pracę pokrywał się z zakresem czynności tej samej osoby zatrudnionej w celu realizacji projektu u pracodawcy, który jednocześnie był Beneficjentem. Brak ewidencji czasu pracy bądź brak ewidencji wykonywanych czynności.
Niewłaściwie sporządzone umowy cywilnoprawne bądź zawierane z osobami, które z racji wykonywanej pracy u Beneficjenta, posiadają tożsamy zakres obowiązków, mogą spowodować uznanie wydatku związanego z zatrudnieniem za niekwalifikowalny.
Prawidłowe postępowanie: umowy cywilnoprawne, których przedmiotem jest wykonywanie czynności w ramach kosztów bezpośrednich lub pośrednich dotyczące realizowanego projektu, powinny być zawierane co do zasad}- z osobami, które mają inny zakres czynności niż wynikający z umowy o pracę lub nie są zatrudnione na umowę o pracę w danej jednostce: takie rozwiązanie ma na celu uniknięcie zbieżności wykonywanych czynności.
Jeżeli Beneficjent zatrudnia personel projektu na podstawie części etatu (w przypadku umowy o pracę) lub w ramach umowy cywilnoprawnej, rozlicza się ze zleceniobiorcą na podstawie rzeczywiście przepracowanych § godzin - powinien posiadać ewidencję czasu pracy bądź ewidencję wykonywanych czynności w formie np. miesięcznych kart czasu pracy, harmonogramów wykonywanych czynności.

f) obszar ochrony danych osobowych
Najczęściej popełniane uchybienia: brak upoważnień imiennych dla osób zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych w realizowanym projekcie; brak oświadczeń uczestników wyrażających zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Zgodnie z art. 49 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1*997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r.. Nr 101, poz. 962 ze zm.), kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Kontrolę zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych sprawuje zgodnie z art. 12 pkt 1 przedmiotowej ustawy - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
Prawidłowe postępowanie: przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania zasad wskazanych w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzana danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Beneficjenta posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy.